第一章 总 则

第一条 为了做好学生档案管理工作，使bob体育平台官网学生档案管理更加制度化、规范化、科学化，更好地为国家经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和《开封大学学生管理规定》以及国家有关学生管理工作的政策，制定本规定。

第二条 学生档案管理工作要贯彻“为人事工作服务，为四化建设服务，适应社会主义市场经济建设需要”的基本原则，坚持维护真实性和完整性的工作方针，实行统一管理和严密保管的办法。

第三条 学校学生工作部负责管理全校所有学生档案（成人教育学院除外），各院（部）及有关管理部门协助学生工作部做好学生档案材料收集工作，充实学生档案内容。

第二章 学生档案材料的收集

第四条 学生档案材料的归档工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为了使学生档案适应国家人事工作及社会主义市场经济建设的需要，在校期间学生档案应不断充实以下内容：

(一)招生材料：学校招生办公室负责提供的入学新生高招或中招档案（含纸介档案和电子档案）；

(二)学习材料：教务处提供的各科类学习成绩单；

(三)学籍材料：教务处提供的休学、退学、转学等材料证明；

(四)毕业材料：普通高等学校毕业生登记表和就业报到证附联；

(五)奖励材料：学生工作部提供的学生在校学习期间获得的国家级、省级或校级表彰奖励活动中形成的各种表彰材料（如三好学生、三好学生标兵、优秀学生干部、优秀团员、优秀毕业生、专项奖学金等评审证明材料）；

(六)处分材料：学生工作部提供的学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分原始材料；

(七)贷款材料：放贷银行和学生工作部提供的国家助学贷款情况和有关材料。

第三章 归档要求

第五条 所有材料必须完整、真实，文字清晰，对象明确，并注明经办单位及办理时间。

第六条 所有材料必须是办理完毕的正式文件材料，办理的手续必须完备。凡材料规定由单位审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签字。

第七条 各类材料必须使用国家规定的办公用纸，用碳素墨水或蓝黑墨水书写。

第四章 档案的借阅

第八条 查阅、借阅学生档案者须是学生所在各院（部）领导或辅导员，要按查阅、借阅规定予以登记，其他人未经批准不得私自查阅、借阅学生档案。

第九条 任何学生不得查阅或借阅本人或他人档案。

第十条 档案一般不外借。如必须借出使用时，要由借阅单位填写《借阅档案审批表》，说明理由，注明归还时间，并经档案主管领导批准后办理借阅手续。

第五章 档案的转递

第十一条 学生毕业、转学、退学、出国或死亡后，应及时将档案转给新的主管单位。

第十二条 毕业生档案按毕业生就业报到证上签发的单位或录取院校地址转送。

第十三条 学生档案必须经严格密封，并通过机要交通转递，必要时可派专人送取，不准邮寄或交自带。

第十四条 转出转入的学生档案材料必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，严禁扣留材料或分批转出转入。

第十五条 转出的学生档案，要认真填写《档案转递单》，逾期一个月未收到回执者，要写信催问，以防丢失。对转入的学生档案，经核对无误后要及时将回执签名盖章后退回。

第十六条 档案转递负责人要做好详细的档案转递记录。

第六章 档案的保管与丢失处理

第十七条 学生毕业、转学、退学档案须在三个月内转出，学校原则上不负责保管，如有特殊情况，档案需在学校保存的，可填写《档案暂存申请表》，由主管档案的领导批准后，方可由学校学生处暂时代为保管。保管最长期限为半年。

第十八条 保留学籍的出国、参军的学生，其档案可按有关规定办理。

第十九条 凡未按规定期限转出的档案，学校收取档案保管费。

第二十条 由用人单位造成档案丢失的，原则不予补办。如有特殊情况，由用人单位开据档案丢失情况证明，学生本人携带毕业证、身份证并填写《档案补办申请表》，经主管领导批准后，由能证明当时情况的老师负责办理。补办的档案仅有学籍复印件和符合当时情况的《学期鉴定表》、《综合测评表》及《普通高等学校毕业生登记表》。

第二十一条 因个人造成档案丢失的，无论任何情况引起的档案丢失，均不予补办。

第七章 纪律要求

第二十二条 查阅、借阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料。未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容。

第二十三条 查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，因工作需要须摘记档案内容时，应经主管领导同意。摘记材料要妥善保管，不得私自存放。

第二十四条 查阅档案要在档案室，因特殊情况需借出时，应严格履行相关手续，并按规定日期归还。

第二十五条 任何单位或个人无权截留或扣发按国家计划就业的毕业生档案。

第二十六条 对利用职权违反档案管理工作要求的人员，由其主管部门责令改正，情节严重构成犯罪的，依法追究其刑事责任。

第八章 附 则

第二十七条 本办法适用于bob体育平台官网全日制在校学生（成人教育学院除外）。

第二十八条 本办法由学生工作部负责解释。

第二十九条 本办法自2005年9月1日起试行。